VERNIEUWING SCHOOLPLAN 2015-2019 

Inleiding

In augustus 2015 moeten alle scholen voor de vijfde keer hun geactualiseerde school(ondernemings)plan voor een nieuwe periode van vier jaar, 2015 – 2019, inleveren bij de inspectie. Dat betekent dat het cursusjaar 2014-2015 gebruikt kan worden om zich daar  op te bezinnen, aan te werken en mening- en besluitvorming over te laten plaatsvinden, zodat dit belangrijke instrument voor schoolontwikkeling bijtijds in aangepaste vorm ingeleverd kan worden en opnieuw als inspirerende richtinggever voor diezelfde schoolontwikkeling kan gaan functioneren.

Het proces van actualisering kan op tal van manieren vormgegeven worden, afhankelijk van

  • het belang dat men daaraan hecht,
  • de tijd die men eraan wenst te spenderen,
  • de mate van professionaliteit van het team en de directie en
  • de onderdelen uit het school(ondernemings)plan als instrument van kwaliteitszorg waaraan men aandacht wil besteden.

BCA (de Baas Coaching en Advisering) wil en kan daarbij advies, ondersteuning en/of begeleiding geven op maat.

Om u een indruk te geven wat daarbij mogelijk is, heb ik hieronder eerst de uitgangspunten die daarbij gebruikt worden beschreven en vervolgens over het wat en hoe van mijn aanpak enkele belangrijke aspecten weergegeven. Het is echter altijd de bedoeling dat er een intakegesprek wordt gevoerd om het plan van aanpak op maat te maken voor uw specifieke situatie.

Uitgangspunten

  • Ik ga uit van wat mensen en organisaties al kunnen en kennen, dus van hun kracht;

  • Daarbij sluit ik aan bij de zone van naaste ontwikkeling, daar waar een gezonde spanning bestaat tussen realiteit en ideaal;

  • Ik ben daarbij uit op het vergroten van autonomie en competentie op basis van een professionele relatie;

  • “Leer mij het zelf te doen” is steeds mijn doel;

  • Ik werk daarbij samen op basis van een in onderling overleg tot stand gekomen contract waarin de wederzijdse verwachtingen, taken en verantwoordelijkheden helder in kaart zijn gebracht;

  • U kunt hierbij rekenen op de benodigde professionele distantie en een grote betrokkenheid bij leren.

    Het wat

    Voor het werken aan het school(ondernemings)plan als instrument van kwaliteitszorg bestaan meerdere invalshoeken. Ik kan samen met u kijken naar wat in uw situatie de meest logische en verstandige en praktische insteek is. Waarbij ik mij ervan bewust ben dat alles met alles samenhangt en we dus, onafhankelijk van de insteek, ook impliciet of expliciet te maken krijgen met de andere aspecten en fasen van kwaliteitszorg. De cyclus van kwaliteitszorg, een leercyclus op organisatieniveau is daarbij mijn kader.

  • In grote lijnen kan deze cyclus als volgt worden doorlopen.

  • Ik begin het liefst met te bepalen waarop de organisatie uit is, welke kwaliteit in idealistische zin geboden wil worden.
  • Daarna wordt onderzocht hoe de huidige situatie eruit ziet. Dat levert in de meeste gevallen verschillen op tussen ideaal en realiteit, gewenste en huidige situatie.
  • Daaruit kunnen vervolgens keuzes gemaakt worden en plannen opgesteld om ideaal en realiteit een stukje dichter bij elkaar te brengen.
  • Op het moment dat men voelt en weet dat dit het kwaliteitsniveau is dat op dat moment in die gegeven omstandigheden het hoogst haalbare is, legt men dit niveau ook vast (borging; realistische kwaliteitsbepaling).  
  • En omdat “papier geduldig is”, weten we ook dat daarna bewaking van dat kwaliteitsniveau nodig is, het dynamische aspect van kwaliteitsborging. Naast het statische van vastleggen in een of ander document. Ook realiseer ik mij dat de beste borging de incorporatie van het gewenste gedrag is in mensen, het doorleefd hebben van dat gedrag en als vanzelf in de praktijk brengen daarvan. Desondanks is het nodig dit gedrag ook te beschrijven, hoe beperkt dit ook is. Denk alleen maar aan nieuwkomers in uw organisatie, die gebaat zijn bij duidelijkheid over wat van hen verwacht wordt op termijn en daarbij ondersteuning en begeleiding verdienen.

Hierna beschrijf ik een aantal mogelijke insteken om samen met u te werken aan de vernieuwing van uw school(ondernemings)plan als instrument van kwaliteitszorg. Ik vermeld daarbij steeds welke fase van kwaliteitszorg in het geding is. 

Herbezinning visie/missie en op grond daarvan nieuw strategisch plan met jaarplan (bepaling en verbetering)

De bestaande collectieve ambitie (visie/missie) is gedateerd, leeft niet meer of is aan aanvulling toe. In een proces van samen creëren wordt een vernieuwde visie/missie ontwikkeld, die daarna vertaald wordt in een strategisch plan/bouwwerk voor de middellange termijn en een operationeel plan voor het eerste jaar.

 Op basis van een aantal richtinggevende uitspraken (bepaling en verbetering)

De bestaande visie wordt vertaald in een set korte en krachtige zogenaamde richtinggevende uitspraken, daar worden door middel van het maken van keuzes speerpunten van beleid in benoemd, een strategisch bouwwerk opgezet en een meerjarenplanning.

Uitgebreide evaluatie van de afgelopen planperiode en op basis daarvan opstellen nieuwe planning (onderzoek en verbetering)

In het cursusjaar 2014-2015 wordt uitgebreid met het schoolteam stilgestaan bij de opbrengsten en het geleerde uit de afgelopen vier jaar. Op basis daarvan wordt vanuit het hier en nu vooruitgekeken naar de gewenste toekomst en een nieuw strategisch bouwwerk gecreëerd, waarvan de bouwstenen voor het eerste jaar klaar worden gezet.

Brede schoolanalyse met diagnose instrument en op grond daarvan opstellen nieuw strategisch plan met jaarplan (onderzoek en verbetering)

Met behulp van een zelf te bepalen schooldiagnose instrument, wordt een opname gemaakt met een groothoeklens van het huidige kwaliteitsniveau op zoveel mogelijk aspecten. Indien mogelijk en gewenst wordt met andere instrumenten ingezoomd met behulp van een telelens op enige specifieke aspecten. De analyse wordt waar mogelijk aangevuld met opbrengsten uit andere bronnen (o.a. de leerling-resultaten uit het LVS). Op grond van deze brede analyse worden beleidsopties geïnventariseerd en gerubriceerd. Daaruit worden gezamenlijk keuzes gemaakt en prioriteiten gesteld. Op grond daarvan wordt een nieuwe strategische planning opgesteld en voor het eerste jaar een operationeel plan.

Het samen interpreteren van de opbrengsten van een schooldiagnose die door de school zelf is afgenomen (verbetering)

Een andere mogelijkheid is dat de school zelf de diagnose afneemt en dat BCA gevraagd wordt mee te denken en mee te praten over de interpretatie van de resultaten hiervan en het op grond daarvan opstellen van een nieuwe strategische planning en jaarplanning.

Op grond van een recent inspectiebezoek en verslag (verbetering)

Wanneer de inspectie recent op bezoek is geweest in het kader van een periodiek kwaliteitsonderzoek, kan dit, indien gewenst samen met opbrengsten van andere ter beschikking staande analyses, dienen als uitgangspunt voor het inventariseren van beleidsopties, het maken van keuzes daaruit en het op grond daarvan opstellen van een nieuwe meerjarenplanning.

Het opstellen van het operationele plan (verbetering)

De school zelf stelt haar nieuwe meerjarenplanning op en BCA participeert alleen bij het opstellen van het operationele jaarplan in smart termen.

Het werken aan een (digitaal) kwaliteitshandboek als borgingsmiddel (borging)

Er wordt gezorgd voor het borgen van de verworvenheden vanuit het verleden en heden, in het bijzonder van allerlei afspraken, procedures en competenties, die nu op allerlei verschillende plaatsen zijn vastgelegd of in het geheel niet zijn vastgelegd door een en ander op een centrale plek, overzichtelijk en toegankelijk bij elkaar te zetten (digitaal), zodat een soort organisatiegeheugen ontstaat voor zittend en toekomstig personeel.

Het analyseren van het kwaliteitsbeleid van de school en het op grond daarvan optimaliseren van dit beleid (alle fasen van kwaliteitszorg)

Er wordt een zorgvuldige analyse gemaakt van het kwaliteitsbeleid van de school, mede aan de hand van de standaarden en indicatoren van de inspectie. Op grond daarvan worden er voorstellen gedaan om dit beleid te optimaliseren en de beschrijving ervan in het schoolplan aan te passen.

Het creëren van een strategisch bouwwerk op grond van de aanwezige visie en plannen (verbetering)

Om naast het auditieve communicatiekanaal (de woorden) ook gebruik te kunnen maken van het visuele (het beeld) kanaal om de plannen te communiceren, is het opstellen van een zogenaamd strategisch bouwwerk in de vorm van beelden helpend. BCA kan bij het creëren van die beelden behulpzaam zijn.

Het hoe/de strategie

Ook voor het hoe gebruik ik een kader. Dat kader geeft de bewegingsruimte aan waarbinnen u met uw team en ik als adviseur ons kunnen bewegen. En de manier waarop u en ik dat doen is afhankelijk van tal van factoren, waarvan er in dit kader een aantal in beeld zijn gebracht. Samen met u verken ik aan de hand van dit kader welke de meest verstandige en realistische strategie zou kunnen zijn. Dat zal altijd een combinatie van verschillende aanpakken zijn, waarbij er wel steeds sprake is van een duidelijk accent: meer bottom-up of meer top-down of middle-out.

 Als organisatie kun je zaken zoals het schoolplan op heel verschillende manier tot stand laten komen.

  • Op een vrij autoritaire manier zoals vertellen. Zo is het en niet anders, doe het nu maar het is goed zo.
  • Of verkopen, waarbij je ook de argumenten waarom ditt het juiste is inbrengt. Maar verder is er geen discussie mogelijk. Zo gebeurt het.
  • Bij testen gun je als leidinggevende(n) de teamleden al wat meer ruimte. Wanneer zij met goede argumenten komen, ben je bereid om de oplossing, die je zelf bedacht hebt,  bij te stellen en/of aan te vullen.
  • Bij raadplegen gaat dat nog wat verder en worden ook vaak teamleden ingeschakeld om nog andere oplossingen te bedenken, naast die van de leiding. Daarna worden de voor- en nadelen van elk van die oplossingen op een rijtje gezet, waarna de leiding de knoop doorhakt.
  • Samen creëren uiteindelijk geeft de meeste ruimte aan het team. Daar wordt ook de beslissing, na uitvoerige meningvorming waarbij alle mogelijke oplossingen met voor- en nadelen met elkaar in kaart worden gebracht, gezamenlijk genomen op basis van consensus, meerderheid van stemmen of een andere vooraf afgesproken beslissingsmethode.
  • Alles samen creëren is bijkans onmogelijk en ook niet wenselijk. Er zal altijd wel een moment in het proces zijn waarin getest wordt of zelfs verteld. Dat is niet erg wanneer het accent maar ligt waar het hoort te liggen, omdat dat zo afgesproken is. De strategie is overigens niet alleen afhankelijk van voorkeuren.
  • Ook tijd is een factor waarmee rekening gehouden moet worden. Samen creëren kost in eerste instantie meer tijd dan vertellen. Uiteindelijk zal het in bepaalde gevallen overigens ook tijdsbesparend blijken te zijn.
  • Want de manier waarop, heeft heel vaak gevolgen voor het draagvlak. En daarmee voor de stijl van leidinggevende, die er vervolgens nodig is in het vervolg. Zaken waarbij weinig tot geen (innerlijk) draagvlak bestaat bij de betrokkenen vergen controle, of je dat nu leuk vindt of niet. Zaken waarbij mensen zich nauw betrokken voelen en waarvoor zij zich medeverantwoordelijk voelen en weten, kunnen en mogen gedelegeerd worden en hoeven slechts te worden gemonitord.
  • Ook de aard en het belang van het onderwerp zijn van belang. Wanneer het gaat om een weinig of onbelangrijk onderwerp, kan een meer directieve benadering toegepast worden, zonder dat dit direct gevolgen hoeft te hebben voor het draagvlak. Te denken valt aan sommige organisatorische en de meeste huishoudelijke zaken. Zodra het over de inhoud gaat, komt deze manier minder in aanmerking, tenzij het over informeren gaat.
  • Tenslotte zijn de capaciteiten van de leidinggevende(n) en het team belangrijke factoren die een rol spelen. Sommige leidinggevende hebben een voorkeur voor meer sturing, anderen kiezen meestal voor samenwerking. Allebei is nodig, maar dat hoeft niet te betekenen dat beiden al zijn verenigd in één en dezelfde persoon. En ook teams zijn lang nog niet altijd in staat om samen te creëren, hoe graag je dat ook zou doen. Dat heeft te maken met taakvolwassenheid, samenwerkingskracht en professionele communicatie, kortom de mate van professionele cultuur. En op individueel niveau ook altijd met de mate van bereidheid en bekwaamheid.

Al die factoren worden samen met u in kaart gebracht en op grond daarvan wordt een plan van aanpak opgesteld, waarbij zo optimaal mogelijk aangesloten wordt bij het ontwikkelingsniveau van uw organisatie.

Als BCA zelf hanteer ook ik deze diverse manieren, waarbij u bij vertellen kan denken aan het geven van informatie, bij verkopen aan adviseren, bij raadplegen aan ondersteuning en bij samen creëren aan begeleiden. Te allen tijde gebruik ik testen om steeds weer samen met u te toetsen of de gevolgde werkwijze is wat u nodig heeft en het gewenste effect bewerkstelligt. U kunt daarbij denken aan evalueren, tussentijds en aan het einde van een traject, “reflection in action” en “reflection after action”.

Hieronder treft u een procesgang aan die in de praktijk zijn waarde heeft bewezen als het gaat om het zoveel mogelijk samen creëren van een nieuwe strategische planning (meerjarenplan):

1. Een kritische bezinning op de huidige visie/missie en op grond daarvan indien nodig en gewenst aanvullen en/of veranderen van die visie/missie;

2. Het inventariseren van beleidsopties (mogelijke beleidsvoornemens) vanuit die (bijgestelde) visie/missie en de beschikbare andere informatiebronnen;

3. Het structureren van deze beleidsopties tot een overzichtelijk geheel en het daarmee opstellen van een formulier waarmee keuzes kunnen worden gemaakt en prioriteiten kunnen worden gesteld;

4.Het op grond van de inventarisatie van keuzes en prioriteiten komen tot de nieuwe strategische agenda;

5. Het toetsen van deze nieuwe strategische agenda aan het beleidskader van het bestuur;

6. Het verwoorden en visualiseren daarvan in de vorm van een nieuwe meerjarenplanning en strategisch bouwwerk voor de komende vier jaar (2015 – 2019) in het school(ondernemings)plan;

7. Het voorleggen van het vernieuwde school(ondernemings)plan ter goedkeuring aan team, bestuur en MR;

8. Het opstellen van een operationeel plan voor het eerste jaar.